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Onde está o seu gargalo?

By 25 Julho, 2019 Dicas, Empresarial

Um dos grandes desafios das empresas e profissionais, é a capacidade de identificar pontos críticos a melhorar, e, neste caso especificamente, gargalos. Podemos chamar-lhes gargalos, afunilamentos, ou estrangulamentos, mas o importante é sabermos a que se referem.

Talvez vejamos estes termos muitas vezes aplicados à logística ou a fluxos de materiais. No entanto, pode ser bastante proveitoso refletir sobre a utilidade de identificar este problema em contextos que talvez não nos venham à mente logo à partida.

Após uma boa reflexão, concluiremos facilmente que o problema dos estrangulamentos, são adjacentes a todas as empresas, departamentos – logística, comercial, produção, financeiro, entre outros – e em último caso a todos os profissionais.

Mas antes de mais, gargalo, refere-se a um qualquer afunilamento de um processo ou procedimento, que condiciona a produtividade desse mesmo setor.

Identificar estes pontos críticos, pode fazer a diferença entre fazer um bom ou um mau investimento, aproveitar a máxima capacidade de uma empresa ou ter os seus recursos subaproveitados, otimização de custos ou custos elevados e acima do necessário, margens de lucro melhoradas ou margens insustentáveis, gestão otimizada de stocks ou stocks intermédios desnecessários com consequente aumento de custos…

Mas afinal como podemos descobrir onde está o nosso gargalo?

Por vezes, respostas a questões práticas e simples, e um fluxo de ideias provenientes dos intervenientes em cada processo, podem ser as linhas orientadoras que precisamos para tomar decisões mais acertadas.

Podemos olhar para esta questão de uma perspetiva macro, pensando numa empresa. Se a empresa precisa aumentar a faturação, onde poderemos ir buscar aquilo que precisamos? É necessário identificar o que está a impedir-nos de faturar mais, ou seja, onde está o nosso gargalo. Será que está na equipa comercial, na logística, na produção, no financeiro, no marketing ou será uma combinação de todos?

Talvez a empresa tenha uma capacidade de produção e entrega superior ao que a equipa comercial está a conseguir escoar. Mas por outro lado, também pode acontecer que a empresa não tem mais capacidade produtiva e de entrega, e então a equipa comercial não vende mais porque não tem produto para vender.

É muito comum encontrar-se gargalos em vários setores. O segredo é não só identificá-los, mas perceber como agir.

Se olharmos para o departamento comercial, poderemos observar o que o impede de vender mais. Muitas pessoas, mas poucas reuniões? Muito tempo consumido em tarefas administrativas, que impedem que sejam gerados mais negócios? Má gestão de tempo e reuniões pouco produtivas? Prospeção tipo avalanche sem o follow-up adequado?

Por outro lado, ao olharmos para o departamento de produção, possivelmente identificaremos outras lacunas que impedem a produção de fluir com mais velocidade. Um exemplo disso, são operações mais demoradas, que formam um afunilamento na produção.

Independentemente de qual for o setor, um gargalo deve ser tratado sempre da mesma forma. O objetivo é reduzir o impacto dele na atividade. Embora os mais distraídos possam não reparar, caso existam gargalos na nossa atividade, são esses que vão definir a velocidade com que produzimos, entregamos, compramos ou vendemos.

De forma simples, se naquilo que eu faço, existe uma operação que demora mais tempo que todas as outras, é essa que está a condicionar todo o ciclo. Identificar essa limitação, pode ajudar-nos a entender o que temos que fazer em cada operação, para que o fluxo de trabalho seja o mais normalizado possível.

Uma prática muito comum nas vendas por exemplo, é fazer dezenas de visitas de prospeção em pouco tempo, às quais não se consegue fazer posteriormente um follow-up adequado. O gargalo aqui está no follow-up. Assim como pode estar na própria prospeção, caso não haja uma preocupação em a fazer de forma continuada e consistente.

É interessante notar também, que muitas vezes o gargalo está em operações que não acrescentam valor aos produtos, como é o caso do departamento de embalamento em empresas comerciais ou de produção. Não se conseguir expedir mais produção, por demorar muito tempo a embalar a mesma, é preocupante. Ao contrário do que se possa pensar, muitas vezes, não é preciso gastar mais dinheiro, ou fazer qualquer investimento, para melhorar estes processos. Um aconselhamento especializado de profissionais de embalagem, pode ajudar as empresas a reduzir os tempos de embalamento, apenas com a utilização de produtos substitutos mais eficientes e com um custo em uso mais reduzido.

Da próxima vez que olhar para a sua empresa, departamento, ou para a forma como trabalha, pergunte-se: Onde está o meu gargalo?

Artigo de Joel Dias – Diretor Comercial 100 Metros